kwaliteitsborging

Kwaliteit is een abstract begrip, dat pas inhoud krijgt als je kwaliteitseisen gaat omschrijven. Kwaliteit bestaat uit externe kwaliteit (wat lever je aan je opdrachtgever) en interne kwaliteit (hoe werk je binnen je bureau), die nauw met elkaar te maken hebben.

Externe kwaliteit is leveren wat de opdrachtgever wenst, zonder daarbij de onpartijdige deskundigheid van het bureau te verloochenen. De eisen hierbij zijn:

  • in de offerte en tijdens besprekingen moet een te leveren eindproduct omschreven zijn dat voldoet aan de wensen en verwachting van de opdrachtgever. Het eindproduct dient net iets beter te zijn dan de verwachting van de opdrachtgever en zo overzichtelijk dat de opdrachtgever er meteen mee aan het werk kan. Kwaliteit is niet duidelijk meer doen dan je aangeboden hebt;
  • de opdracht moet volgens een duidelijke methode worden uitgevoerd, die in de werkwijze of literatuur beschreven is, zodanig dat bij herhaling een vergelijkbaar resultaat wordt bereikt. De methode moet beargumenteerd kunnen worden en consequent uitgevoerd worden, ook als de resultaten politiek minder gewenst zijn. Het resultaat moet vakinhoudelijk uitsteken boven het gemiddelde en mag geen (slordige) fouten bevatten;
  • bij een beperkt budget of een slecht seizoen voor uitvoering moet het bureau in overleg met de opdrachtgever de opdracht zodanig afbakenen dat het geleverde product wel beperkt, maar niet slecht is. Indien de opdrachtgever zelf geen duidelijk beeld van de consequenties van keuzes ziet (bijvoorbeeld als gevolg van te beperkte financiële middelen), dient het bureau de opdrachtgever hierop te wijzen. Het bureau moet de opdracht weigeren als de opdrachtgever onmogelijke eisen stelt (bijvoorbeeld een kartering van voorjaarsbloemen in november);
  • het eindproduct moet actueel zijn, de laatste ontwikkelingen op het vakgebied dienen meegenomen te worden;
  • het eindproduct moet er professioneel en verzorgd uitzien;
  • zowel opdrachtnemer als opdrachtgever dienen zorg te dragen voor een soepele projectprocedure: duidelijke afspraken maken (bijvoorbeeld over tussentijdse leveringen, gewenste aanpassingen, tijdsplanning), deze vastleggen en nakomen en een "sociale opstelling";
  • indien er sprake is van nacalculatie moet het bureau efficiënt werken, zodat er een verantwoorde besteding van de gelden plaatsvindt.

Interne kwaliteit is zorg dragen voor de vakkennis van de medewerkers en de werkomstandigheden op het bureau.

  • De medewerkers moeten voldoende scholing (basiskennis en kennis van nieuwste ontwikkelingen) hebben van het vakgebied waarbinnen ze een project moeten uitvoeren.
  • Vergelijkbare projecten dienen volgens een vast protocol, volgens duidelijk omschreven stappen, uitgevoerd te worden. Dit bevordert zowel de kwaliteit van het eindproduct als de efficiëntie van werken.
  • De medewerkers moeten goed kunnen samenwerken. Belangrijke aspecten hierbij zijn:
    • verschillen in vakkennis efficiënt benutten;
    • de kwaliteit van het eindproduct bevorderen door middel van feedback;
    • goede tijdsplanning maken, zodat verschillende stappen in het project soepel op elkaar aansluiten.
  • Er moet een stimulerende werksfeer op het bureau zijn, zodat medewerkers bereid zijn zich voor 100% in te zetten:
    • de arbeidsomstandigheden op kantoor en tijdens veldwerk moeten goed zijn;
    • benodigde apparatuur voor uitvoering van een project moet beschikbaar zijn (eigen bezit of tijdig huren/uitbesteden);
    • er moet ruimte zijn voor individuele ontplooiing, dat wil zeggen dat de medewerker het idee heeft dat zijn kennis en vaardigheden toenemen;
    • de werkdruk moet in overeenstemming zijn met wat je redelijkerwijs van iemand op dit niveau en als adviseur kunt verwachten;
    • er moet een goede collegiale sfeer zijn waarin ook ruimte is voor zaken en activiteiten die niet direct met werk te maken hebben.